Bestyrelse
Formand
Næstformand
Bestyrelsesmedlem
Referent
Suppleant
Administrator
Ejendomsinspektør
Andelsboligforeningen
Jørgen Eghoff
Johnny Andersen
Cornelia Baandrup
Cornelia Baandrup
Birger Hammerkvist
Jørgen Eghoff
Carsten Jørgensen
Grundejerforeningen
Jørgen Eghoff
Stig Falster
Martin Rossau
Stig Falster
Søren Christensen
Jørgen Eghoff
Carsten Jørgensen
Bestyrelsesmøder
Ordinære bestyrelsesmøder afholdes første måned i hvert kvartal.
Administrator og ejendomsinspektør deltager i møderne. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter af den ene forening kan deltage i møderne i den anden forening som observatører – i de åbne møder.
Organisering af foreningerne
Administrators opgaver for begge bestyrelser
Indtægtsbogføre, registrering af ændringer i PBS, opfølgning af restancer.
Betaling og bogføring af attesterede fakturaer, samt af andet køb.
Indberetning og udarbejdelse af varme- og vandregnskab.
Udarbejdelse af periodeopgørelser.
Forberedelse af bogføring til årsregnskab/udarbejdelse af årsregnskab.
Udarbejdelse af budgetter.
Udvalg under Andelsboligforeningens og Grundejerforeningens bestyrelser
Udvalg for køb og salg af andelsboliger
Jørgen Eghoff
Ansvar for at rekvirere vurderingsmand, VVS-firma og El-installatør til udarbejdelse af tilstandsrapporter.
Aflæse vand og varme samt indberetning heraf til administrator.
Overdrage andelsbevis.
Opfølgning på salg efter 14 dage.
Ajourføring af ventelister og opkrævning af gebyr varetages af Waitly.
Samarbejde med advokat om udfærdigelse af dokumenter.
Udvalg for vedligeholdelse af andelsboliger
Carsten Jørgensen
Preben Sørensen
Birger Hammarkvist
Carsten Jørgensen indtræder i andelsboligforeningen og grundejerforeningen som ejendomsinspektør.
Ansvar for kontakt til andelshavere og til håndværkere for aftale af arbejde og evt. aftale af pris.
Attestering af fakturaer for udført arbejde.
Opfølgning af vedligeholdelsesplan.
Udvalg for vedligeholdelse af arealer mm.
Carsten Jørgensen
Birger Hammarkvist
Preben Sørensen
Ansvar for indgåelse af aftaler om græsslåning, vinterforanstaltninger og vedligeholdelse af veje samt vedligeholdelse af gadebelysning samt attestering af fakturaer for udført arbejde.
Udvalg for daglig ledelse af fælleshus
Cornelia Baandrup
Peter Strack
Ansvar for aktiviteter I fælleshuset.
Flagansvarlige
Birger Hammarkvist
Johnny Andersen
Fælleshus vedligeholdelse
Carsten Jørgensen
Birger Hammarkvist
Preben Sørensen
Ansvar for at indgå aftaler om vedligeholdelse af hus, installationer og inventar.
Attestering af fakturaer for udført arbejde og anskaffelser.
Fælleshus udlejningsaftaler
Cornelia Baandrup
Vivian H. Hansen
Ansvar for at udarbejde udlejningsaftaler, afregne deposita og lejebeløb. Bogføring og regnskab af aktiviteter.
Cornelia udarbejder arbejdsbeskrivelse for fælleshuset.
Fælleshus udlejningstilsyn
Cornelia Baandrup
Yvonne Andersen
Ansvar for udlevering af nøgler, opsyn med rengøring, optælling af køkkeninventar og indkøb af rengøringsartikler.
Fællesspisning
Ansvar for registrering af tilmeldte, samt betaling herfor: Cornelia Baandrup
Ansvar for andre aktiviteter/nedsættelse af aktivitetsudvalg.
Hjemmesiden https://klosterbakken2.dk
Webmaster: Henning Boysen
Backup: Cornelia Baandrup
Ansvarlig for booking-systemet til leje af fælleshuset: Cornelia Baandrup