Formanden bød velkommen til den ordinære generalforsamling i grundejerforeningen med følgende dagsorden:
Til grundejerforeningens medlemmer
Bestyrelsen indkalder herved til ordinær generalforsamling
Tirsdag, den 9. maj 2023 kl. 19,30
I fælleshuset
Dagsorden
- Valg af dirigent.
- Bestyrelsens beretning for Grundejerforeningens virke i det forløbne år.
- Forelæggelse af årsregnskab 2022.
- Forelæggelse af driftsbudget for 2023, samt fastlæggelse af kontingent for 2023.
- Forslag.
Der er ikke indkommet forslag.
- Valg af bestyrelse.
- Valg af formand:
Jørgen Eghoff er ikke på valg i år.
- Valg af øvrig bestyrelse:
Bestyrelsesmedlem Carsten Jørgensen er på valg i år, men ønsker ikke at genopstille.
I stedet foreslår bestyrelsen valg af Stig Falster for 2 år.
Bestyrelsesmedlem Peter Strack er ikke på valg i år.
- Valg af suppleant.
Søren Christensen er på valg og kan genvælges.
- Valg af revisor.
Jørn Almdal er på valg i år.
- Valg af administrator.
Bestyrelsen foreslår genvalg af Jørgen Eghoff.
- Eventuelt
Opmærksomheden henledes på, at i henhold til § 7, skal forslag fra medlemmerne være bestyrelsen i hænde senest den 1. maj 2023.
Bilag fra Grundejerforeningen:
Årsregnskab for 2022
Budget for 2023
Fuldmagtsblanket
Tilmeldingsblanket
Efter generalforsamlingen er andelsboligforeningen og grundejerforeningen fælles værter ved et let traktement. I bedes derfor tilkendegive, hvor mange der deltager i traktementet, ved at tilbagesende vedlagte tilmelding senest 1. maj 2023, eller mail til jl@eghoff.dk.
Venlig hilsen
Grundejerforeningen Klosterbakken II
Pbv.
Jørgen Eghoff
Formand
Klosterbakken, den 18. april 2023
Referat:
Ad. pkt. 1. Valg af dirigent.
Bestyrelsen foreslog Birger Hammarkvist, Klosterbakken 52, som dirigent. Birger Hammarkvist blev valgt uden modkandidat.
Dirigenten takkede for valget og konstaterede generalforsamlingen, jf. foreningens vedtægter, for lovligt indkaldt.
Dirigenten konstaterede at der var fremmødt 20 grundejere heraf 3 ved fuldmagt, og derfor beslutningsdygtig.
Ad. pkt. 2. Bestyrelsens beretning.
Beretningen blev taget til efterretning uden bemærkninger.
Ad. pkt. 3. Forelæggelse af årsregnskab 2022
Bemærkninger: En grundejer stillede sig undrende overfor den voldsomme udgiftsstigning til NETS, der havde fundet sted gennem årene.
Regnskabet blev godkendt.
Ad. pkt. 4 Forelæggelse af driftsbudget for 2023, samt fastsættelse af kontingentet for 2023
Formand Jørgen Eghoff fremførte udfordringerne i forhold til udarbejdelse af budgettet, idet meget afhænger af vejret. En varm og våd sommer bevirker øgende udgifter til græsslåning af fællesarealerne. En vinter med meget is og sne og øger omkostninger til vinterforanstaltninger.
Kontingent foreslås uændret.
Budget blev godkendt.
Ad. pkt. 5. Forslag
Der var ingen forslag.
Ad. pkt. 6. Valg af bestyrelse.
- Valg af formand:
Jørgen Eghoff er ikke på valg i år.
- Valg af øvrige bestyrelse:
Bestyrelsesmedlem Carsten Jørgensen er på valg i år, men ønsker ikke at genopstille.
I stedet foreslår bestyrelsen valg af Stig Falster for 2 år. Stig Falster blev valgt.
Bestyrelsesmedlem Peter Strack er ikke på valg i år.
Ad. pkt. 7. Valg af suppleant.
Søren Christensen er på valg og kan genvælges. Søren Christensen genvalgt for 1 år.
Ad. pkt.8. Valg af revisor.
Jørn Almdal er på valg i år. Jørn Almdal valgt for 2 år.
Ad. pkt. 9. Valg af administrator.
Bestyrelsen foreslår genvalg af Jørgen Eghoff. Jørgen Eghoff valgt for 1 år.
Ad. pkt. 10. Eventuelt.
Følgende blev drøftet:
- Stig Falster foreslog anlæg af en petanquebane på fællesarealerne mod syd, mellem fælleshusets gavl og flagstangen. Udgiften vil beløbe sig til omkring kr. 8.ooo – 10.000, hvis banen blev udført ved hjælp af frivillige. Banen vil ligeledes kunne benyttes til konge spil og være medvirkende til en styrkelse af foreningens allerede gode fællesskab. Desuden vil det være et ekstra plus i forbindelse med udlejning af fælleshuset.
- Cornelia foreslog nedsættelse af et miniudvalg til varetagelse af fælleshuset med henblik på at sprede administrationen på flere hænder samt at styrke udlejningen af fælleshuset i fremtiden, både internt og eksternt, hvor man blandt andet skal kunne tilbyde hjælp til servering, henvise til catering firmaer, rengøringsfirmaer m.m. På nuværende tidspunkt er det allerede muligt at bestille slutrengøring (Kr. 400.-.) for fællessal og (kr. 100.-.) pr. gæsteværelse i forbindelse med leje af fælleshus og værelser.
Forslagene gav lejlighed til livlig diskussion, blandt andet mente man, at der skulle være penge til projekt petanquebane, før etablering af en sådan, netop fordi budgetlægningen er så usikker.
Der var stor usikkerhed omkring, hvem man som booker måtte videreudleje til (alder, tilknytning mm.).
Konklusion:
- Formand Jørgen Eghoff skal undersøge, hvorvidt det er lovligt for foreningen at anlægge en petanquebane. Ved et eventuelt positivt svar fra Kalundborg Kommune, vil der blive holdt en ekstraordinær generalforsamling.
- Formand Jørgen Eghoff skal undersøge de skattemæssige og momsmæssige regler omkring udlejning af fælleshus.
c. Der blev dannet et udvalg til varetagelse af fælleshuset fremtidige drift, bestående af: Cornelia Baandrup, Anette Kryger, Liv Eghoff, Annelise Rasmussen og Yvonne Andersen
Cornelia Baandrup vil foretage en gradvis tilbagetrækning fra de opgaver, hun på nuværende tidspunkt varetager omkring bookning af fælleshus og værelser samt alt andet vedrørende fælleshuset.
Anette Kryger vil med tiden overtage Cornelia Baandrups opgaver.
Dirigenten afsluttede generalforsamlingen og takkede for god ro og orden.
Kalundborg den 11. maj 2023
Referent Lisbeth Jørgensen
Jørgen Eghoff Carsten Jørgensen Peter Strack
Formand Næstformand Bestyrelsesmedlem