Bestyrelsens beretning ved ordinær generalforsamling i grundejerforeningen Klosterbakken II

  • af

Velkommen til grundejerforeningens ordinære generalforsamling 2020
 
En særlig velkomst til foreningens nye medlemmer:
 
Inger og Henning Boysen, Klosterbakken 48
Liv og Jørgen Eghoff, Klosterbakken 50
Vivian Keller og Birger Hammarkvist, Klosterbakken 52
Linda Krogh og Vagn Pedersen, Klosterbakken 54
Lise og Kaj Grønholt, Klosterbakken 57
Mette Katrine Lauritzen, Klosterbakken 59
Tina Jensen og Hans Ole Petersen, Klosterbakken 61
 
Siden sidste generalforsamling i maj 2019 er der sket følgende i grundejerforeningen:
 
Umiddelbart efter generalforsamlingen i maj 2019, stod det klart, at der ikke var nogen af generalforsamlingens tilstedeværende, der ønskede at overtage den ledige post som administrator for grundejerforeningen, hvorfor foreningens daværende administrator indvilgede i fortsat at betale foreningens fakturer, indtil en afløser var fundet. Stor tak for hjælpen til Tina Sid.
Efterfølgende flyttede Jørgen Eghoff, som har en baggrund som statsautoriseret revisor, ind i andelsboligforeningen og har efterfølgende og i samarbejde med Tina Sid, arbejdet på gradvist at overtage arbejdet som administrator.
 
 
Bestyrelsens ændring:
I november 2019 ændrede bestyrelsen sammensætning, idet Lili Christensen Klosterbakken 52, solgte sin andelsbolig og derfor udtrådte af bestyrelsen og blev erstattet af suppleant Niels Nielsen, Klosterbakken 46.
 
Møder:
Bestyrelsen har holdt 2 bestyrelsesmøder siden sidste generalforsamling.
Formændene for de to bestyrelser holdt møde den 19. november 2019
Desuden er der holdt et fællesmøde med andels boligforeningens bestyrelse i februar 2020
 
Formandsmødet:
På formandsmødet i november 2019, blev grundejerforeningens vedtægt pgf. 16, sidste afsnit drøftet. Desuden talte vi om hvorledes fremtiden kunne komme til at se ud med hensyn til formandsposten i GF, idet jeg allerede ved min tiltrædelse som formand for GF i maj 2019 meddelte, at jeg kun ville sidde som formand for et år.
Det blev aftalt, at den fungerende formand for andelsboligforeningen skulle arbejde videre med spørgsmålet.
 
Fællesmødet:
På fællesmødet i februar 2020 de to bestyrelser imellem, nåede bestyrelserne frem til forslag til en ny formulering til grundejerforeningens vedtægt pgf. 16. sidste afsnit, til forslag til den førstkommende ordinære generalforsamlinger i 2020  
Begge bestyrelser vedtog på fællesmødet at anbefale medlemmerne i henholdsvis andelsboligforeningen samt grundejerforeningen at stemme ja til at ændre nuværende tekst i grundejerforeningens vedtægt.
Bestyrelsen anbefaler derfor generalforsamlingen at stemme ja til forslaget, med begrundelse i at den forsikringsmæssige del således bliver tydeligere i den nye formulering.
Opståede skader på stikledninger bliver allerede administreret med udgangspunkt i den tinglyste deklaration og behandlet i overensstemmelse med tinglyste bestemmelser.
Formandskabet og sammensætning af bestyrelserne blev drøftet ved samme lejlighed. Der var enighed om at foreslå Jørgen Eghoff som formand for begge bestyrelser.
 
Hjemmeside:
Endelig blev oprettelsen af en hjemmeside drøftet, et tiltag som bestyrelserne mente kunne igangsættes og at generalforsamlingerne blot skulle orienteres. Grundejerforeningen skal ikke have egen hjemmeside, men GF’s vedtægter og fællesbestemmelser, havedage, fælleshus m.m. skal være tilgængelige.
 
Havedage:
Der har været fin tilslutning til havedagene.
I forbindelse med generalforsamlingen i 2019 blev det vedtaget, at alle har pligt til at deltage i havedagene.
De grundejere der af en eller anden grund er forhindret i at deltage, bliver opkrævet et gebyr på kr. 50.-.
Der er planlagt 7 havedage i 2020, hvoraf 2 havedage er gratis (hvor man må udeblive uden at blive opkrævet gebyr).
Netop på grund af det fine fremmøde, hvor også fælleshus og værelser bliver ordnet, har bestyrelsen indkøbt en benzin drevet græstrimmer, som er så robust at det er muligt for foreningen selv at stå for vedligeholdelsen af skråningerne ved nr. 57, 65 samt skråningen ved nr. 39 og 41, hvilket ligeledes vil ske på havedagene.
 
Efterlysning:
En forholdsvis ny batteridrevet græstrimmer, har meget længe manglet i skuret.
 
Energimålerne:
Batterierne i energimålerne er blevet udskiftet i uge 9 i alle huse på anbefaling af Brunata.
Grundejerforeningen afholder udgiften for batteriskiftet.
 
Hjertestarter:
Den tidligere bestyrelse har igennem en periode ansøgt Trygfonden om bevilling af en hjertestarter, senest i foråret 2019 med forventning om svar omkring 1. juni 2019, men ifølge tidligere formand forgæves.
Den nuværende bestyrelse har søgt Trygfonden på ny, idet der blev udtrykt ønsket om fremsendelse af en fornyet ansøgning til Trygfonden på generalforsamlingen i   2019
Desuden fik bestyrelsen en reminder fra en andelshaver des angående.
Ansøgning blev afsendt den 18. februar 2020 med ansøgningsfrist den 1. marts 2020
 
Opsætning af skilte og spejle:
Den 18. maj 2018 fremsendte den tidligere bestyrelse en fællesskrivelse til Politi og Kalundborg kommune angående opsætning af skilte og spejl.
Den 18. februar 2020 fremsendte bestyrelsesmedlem Carsten Jørgensen en skrivelse til Vej, Ejendom og Affald, hvor der blev rykket for et svar, hvilket kom pr. mail den 2. marts 2020
Skilt med” legende børn” kunne opsættes på egen grund uden for vejareal. Så ville man undgå at skulle søge om tilladelse til at bruge vejarealet og gravetilladelse.
I svaret fra Kalundborg Kommune, blev foreningen gjort opmærksom på, at veje ikke er legeplads.
Skilt med 30 km. Hastighed kræver kommunens og Politiets tilladelse og hastighedsdæmpende foranstaltninger.
Opsætning af trafikspejl kræver både Politiets og Kalundborg Kommunes tilladelse.
Kalundborg Kommune giver sjældent tilladelse til at sætte trafikspejl op.
Kommunen anbefaler at beplantningen på begge sider langs Lupinvej bliver fjernet eller beskåret.
Sluttelig blev foreningen anmodet om snarest og inden 14 dage at fjerne skiltet med nabohjælp, som ikke måtte opsættes på lysstanderen.
Sidstnævnte blev dog trukket tilbage idet lysstanderen er foreningens.
 
Fælleshus:
Der er indkøbt 12 stk. lamper a. kr. 39.-. pr. stk. til erstatning for at beskadige lamper.
3 stk. er opsat.
 
Fælleshus- udlejninger:
Ifølge Cornelia Baandrup har der i 2019 været i alt 22 lejeaftaler for fælleshuset. Festsalen har været lejet ud 15 gange, som er lidt mere end året før (12 gange)
Værelserne har været lejet ud 13 gange – både i forbindelse med leje af festsalen men også uden brug af festsalen. I 1018 var der 19 lejeaftaler for værelserne.
Fælleshuset blev også brugt i forbindelse med havedagene og til fælles arrangementer såsom julehygge, fællesspisninger og forskellige arrangementer af forskellige beboer. Siden september 2019 er huset mødested for dameklubben, som Britta Hedelund står for.
Cornelia Baandrup understreger at det er vigtigt at alle der lejer huset, bedes angive en bankforbindelse for tilbagebetaling af depositum, hvis det bliver glemt, kan pengene ikke overføres. Ligeledes skal man være opmærksom på at man ved indbetaling af depositum og leje kun skriver den tekst der står i lejeaftalen.
F.eks. (15-04-20-35) Ved en længere tekst opkræver banken gebyr.
I 2020 forventes færre lejeindtægter, da der har været en del aflysninger grundet Corona virus.
 
Tak.
Tak til alle for et godt samarbejde og tak til alle dem der frivilligt deltager i grundejerforeningens arbejde.