Referat fra den ordinære generalforsamling 2019

  • af
Kalundborg den 26.april 2019
Referat fra den ordinære generalforsamling
Andelsboligforeningen Klosterbakken II, Kalundborg
Torsdag den 25. april 2019
Formanden bød velkommen til den ordinære generalforsamling i Andelsboligforeningen med følgende dagsorden:
Valg af dirigent.
Bestyrelsens beretning for Andelsboligforeningens virke i det forløbne år.
Forelæggelse af årsrapport og revisorberetning samt godkendelse af årsrapport for Andelsboligforeningen, herunder generalforsamlingens godkendelse af, at årets overskud overføres til kontoen for hensættelser.
Forelæggelse af Andelsboligforeningens drift- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften.
Forelæggelse af vedligeholdelsesplan.
Forslag.
Valg:
Bestyrelsen:
A,   Formand Henrik Treschow er på valg – modtager gerne genvalg.
      Næstformand Lisbeth Jørgensen er på valg – modtager gerne genvalg.
B.   Bestyrelsessuppleant (vælges for et år ad gangen).
C.    Administrator/regnskabsfører.
D.    Revisor.
Eventuelt.
Ad. pkt. 1 valg af dirigent:
Bestyrelsen foreslog Bo Richelieu, Klosterbakken 39 som dirigent. Bo Richelieu blev valgt uden modkandidat.
Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen, jf. foreningens vedtægter, var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig.
Dirigenten konstaterede at følgende andelshavere var fremmødt: Nr. 35, 37, 39,42, 48, 51, 53, 55, 58, 60, 65, 67, 69, samt nr. 63 ved fuldmagt og nr. 57 ved A/B Klosterbakken II. Følgende var ikke mødt: Nr. 41, 44, 46, 50, 52, 54, 56, 59, 61,
Ad. pkt. 2 Bestyrelsens beretning for Andelsboligforeningens virke i det forløbne år:
Velkommen til foreningens ordinære generalforsamling.
En særlig velkomst til andelsboligforeningens nye medlem. Det er Niels Nielsen som flyttede ind i Klosterbakken nr. 46 ultimo 2018.
Der har i det forløbne år været en del opgaver for bestyrelsen ud over det sædvanlige. Der har været afholdt 12 bestyrelses møder. Ud over disse møder har der ligeledes i årets løb været meget mail-korrespondance om spørgsmål og problemer der løbende dukker op, herunder vedrørende salg af andelsboliger som har fyldt meget i år og ansøgninger fra andelshavere om ændringer/installationer.
Der har blandt andet i årets løb været ansøgt om tilladelse til opsætning af en brændeovn i en andelsbolig. Bestyrelsen har ikke givet tilladelse til opstilling af brændeovn, blandt andet af hensyn til røg gener på Klosterbakken II, og ændring af boligens ydre.
Bestyrelsen har også brugt en del tid på at forholde sig til den nye persondataforordning, og i den forbindelse fastlagt retningslinjer for AB Klosterbakken II, således at foreningen opfylder kravene i persondataforordningen. Bestyrelsen har haft stor gavn af hjælpe-værktøjer/skabeloner til dette formål udarbejdet af ABF. Dette arbejde er nu gjort færdigt, og umiddelbart efter denne generalforsamling vil andelshaverne blive orienteret om dette, idet materialet vil blive omdelt til andelshaverne i deres postkasser.
Der har i 2018 været en henvendelse fra SKAT omkring salg af andelsbolig i 2017, som forud for salget havde været lejet ud i 2 år. Forinden dette var en andelshaver blevet ekskluderet vedrørende den omhandlede andelsbolig. SKAT ønskede en opgørelse over foreningens skattepligtige avance i forbindelse med salg af andelsboligen. I samarbejde med foreningens revisor fik foreningen overbevist SKAT om, at der ikke var nogen skattepligtig avance i forbindelse med salg af den omhandlede andelsbolig. Sagen er herefter lukket hos SKAT.
Af bestyrelsens beretning for sidste år fremgår det, at en forsikringssag vedrørende en skade på et elkabel medførte, at bestyrelsen skulle indlede en dialog med Grundejerforeningen med henblik på at blive enige om, hvordan reglerne omkring reparation og vedligeholdelse af forsyningsledninger på Klosterbakken II skal forstås og håndteres. En dialog med grundejerforeningen har dog ikke på nuværende tidspunkt resulteret i nogle konkrete ændringer på dette område. Derfor forholder bestyrelsen for AB Klosterbakken II sig indtil videre til de bestemmelser der fremgår af deklaration for Grundejerforening, og bestemmelser der fremgår af Grundejerforeningens vedtægter.
Regnskab for 2018
Som det fremgår af materiale omdelt i forbindelse med indkaldelse til generalforsamling, udgør årets resultat efter afdrag på lån et overskud på 98.653 kr., hvilket bestyrelsen anser for et tilfredsstillende resultat.
Regnskabet vil nøjere blive gennemgået under punktet forelæggelse af årsrapport.
Der er nu kommet et lovmæssigt krav om, at der i forbindelse med andelsboligforeningers generalforsamling udleveres ”Centrale økonomiske nøgleoplysninger” for foreningen til andelshaverne.
Foreningens revisor har fået til opgave at udarbejde skema med disse nøgleoplysninger, som bliver/er udleveret til denne generalforsamling og fremover.
Salg af andelsboliger det sidste år.
Der har siden sidste generalforsamling været solgt 3 andele/andelsboliger jævnfør udsendte nyhedsbreve til andelshaverne herom.
Priserne for disse andele/andelsboliger har været i størrelsesordenen fra 390.000 kr. til 585.000 kr.
Bestyrelsen finder det meget positivt, at der de sidste par år er sket en stor udvikling/prisstigning på foreningens andele/andelsboliger.
Nu begynder priserne at stå i forhold til foreningens sunde økonomi. Men priserne har dog ikke nået maksimalpriserne endnu.
Bestyrelsen håber også, at det arbejde der de sidste par år har været med at beskrive foreningens gode økonomi og historien bag og orientere ejendomsmæglere m.fl. om dette, har medført at vores andelsboligforening bliver omtalt positivt.
På nuværende tidspunkt er der yderligere 3 andelsboliger til salg, hvoraf den ene er i en salgsproces med underskrifter på købsaftale til en pris på 475.000 kr.
En af ovennævnte 3 andelsboliger er i forhold til salg administreret af bestyrelsen i samarbejde med ejendomsmægler, idet bestyrelsen desværre har måttet ekskludere andelshaver, som følge af manglende betaling af boligafgifter.
Betaling af boligafgifter.
Som nævnt under salg af andelsboliger, har bestyrelsen desværre måttet ekskludere en andelshaver som følge af manglende betaling af boligafgifter.
Pr. 31/12 2018 har AB Klosterbakken II et tilgodehavende på 49.051 kr. vedrørende boligafgifter og diverse udlæg. Der er i årsregnskabet for 2018 hensat et tilsvarende beløb til tab.
Bestyrelsen forventer ikke at tabet bliver aktuelt, idet salg af den omhandlede andelsbolig forventes at dække andelsboligforeningens tilgodehavende.
I øvrigt har betaling af boligafgifter fungeret fint.
Der er dog ingen der med sikkerhed kan forudsige hvordan den økonomiske situation i samfundet generelt vil udvikle sig, herunder priser på andelsboliger. Derfor finder bestyrelsen, at der i foreningens budget som hidtil bør tages højde for et muligt tab på boligafgifter. Dette for at imødegå ubehagelige overraskelser, der kan påvirke størrelsen af boligafgifter. Endvidere skal henvises til, at salg af andelsbolig vedr. ekskluderet andelshaver ikke er afsluttet endnu.
Ny administrator
Ved sidste års generalforsamling blev det besluttet, at advokatfirmaet MachenhauerNielsen skulle være foreningens administrator, idet foreningens hidtidige administrator Lillian Bruus ikke ønskede at fortsætte.
Det har helt naturligt givet bestyrelsen nogle ekstra opgaver omkring indkøring af foreningens rutiner hos ny administrator, og tilpasning af opgaver/snitflader mellem bestyrelse og ny administrator.
Administrators opgaver for andelsboligforeningen vurderes at koste ca. 30.000 kr. om året.
Udgifter vedrørende administrators opgaver med udarbejdelse af overdragelsesdokumenter m.v. i forbindelse med salg af andele/andelsboliger belaster ikke foreningens udgiftskonto hos administrator, idet administrator fakturerer særskilt til køber og sælger for dette arbejde.
Skal andelsboligforeningen bruge advokatbistand til særlige spørgsmål/opgaver der ligger ud over den daglige administration, vil dette blive faktureret særskilt til andelsboligforeningen.
Møns Bank
Foreningen har fortsat Møns Bank som bankforbindelse.
Bestyrelsen har ultimo 2018 haft kontakt til Møns Bank med henblik på at forhandle om betingelserne på banklånet. Banklånet udgjorde pr. 31/12 2018 ca. 5,2 mill. kr. Bestyrelsen ønskede at undersøge mulighederne for at få forhandlet renten på lånet ned.
Møns Bank meddelte bestyrelsen, at der blev aftalt en fast rente på 5,5% p.a. på lånet sidste år med virkning fra den 01/10 2017. Fastrente perioden har udløb den 30/09 2022, samtidig med udløb af afdragsfriheden på DLR lånet.
Møns Bank var således ikke indstillet på at ændre renten på 5,5%.
DLR lån
Lånet som udgør ca. 25,8 mill. kr. er afdragsfrit frem til 30/09 2022.
Pr. 01/10 2017 blev DLR lånet refinansieret med en ny 5 årig rente periode.
Der betales rente og administrationsbidrag i alt på ca. 1,3 pct.
Vedligeholdelse og reparationer m.v. på boliger.
Der blev i 2017 igangsat en større vedligeholdelse af udvendig træværk. Jans Malerfirma gennemførte i 2017 1. del af opgaven som omfattede behandling af vindskeder – underbrædder og sternbrædder på alle boligerne. I sommeren 2018 har Jans Malerfirma udført 2. del af opgaven med det øvrige træværk der er indgået aftale om, herunder udvendige døre, limtræsdrager m.v.
Prisen for det samlede malerarbejde i 2017 og 2018 udgør 171.000 kr. incl. moms, hvoraf 88.575 kr. er betalt i 2018.
Det har i løbet af regnskabsåret 2018 året været nødvendigt at tilkalde VVS firma til at lave servicetjek på varmeanlæg i et par boliger, idet styringen ikke virkede korrekt.  Endvidere har VVS firma afhjulpet nogle problemer med vandtryk m.v.
Der har i forbindelse med malerarbejdet været foretaget tømrerarbejde med nogle yderdøre til redskabsrum, idet der er monteret vandnæser på 6 døre. Der har tillige været reparationsarbejde på et vindue.
De samlede udgifter til reparationer har for 2018 udgjort 18.282 kr. jævnfør årsrapporten.
Bestyrelsen har besluttet at udarbejde og fremlægge en 10 årig vedligeholdelsesplan for at have et redskab at forholde sig til, ligesom det giver mulige købere af andelsboliger et overblik over hvad de kommende år indeholder af omfattende og kendte vedligeholdelsesudgifter. Det er blandt andet på opfordring fra andelsboligforeningens revisor at bestyrelsen har udarbejdet en vedligeholdelsesplan.
Vedligeholdelsesplanen vil blive forelagt generalforsamlingen til godkendelse senere på denne generalforsamling
Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation (ABF)
Som nævnt sidste år til generalforsamlingen er vi medlem af Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation (ABF), hvor det er muligt at deltage i kurser og modtage juridisk rådgivning. Bestyrelsen har i det forløbne år i flere tilfælde rettet henvendelse til ABF om forståelsen af forskellige regler, ligesom bestyrelsen kan hente hjælp på ABFs hjemmeside til udformning af breve og blanketter m.v., når man er medlem. Endvidere modtager foreningen et informativt medlemsblad til alle andelshavere flere gange årligt.
Bestyrelsen har stor gavn af medlemskabet og ønsker derfor fortsat medlemskab.
Forsikringsforhold
Foreningen har som tidligere år en bestyrelsesansvarsforsikring med besvigelsesdækning, som er tegnet hos Dahlberg Assurance gennem ABF.
Vores boliger er forsikret i Topdanmark, dækkende alle almindelig områder, herunder stikledninger.
Det kommende år
Foreningens økonomi ser godt ud, og der er efter bestyrelsens opfattelse grundlag for at antage, at den kommende tid også vil vise gode resultater for andelsboligforeningen. Så det er bestyrelsens håb, at det kommende år viser sig, at blive endnu et stabilt økonomisk år.

Med hensyn til afvikling af tidligere omtalt banklån hos Møns Bank, begynder man at kunne øjne en afslutning på dette ikke så langt ud i fremtiden, idet lånet efter den foreliggende aftale og nuværende ydelse er færdigafviklet 30/9 2022. Det vil betyde, at der vil være grundlag for at se frem til lavere boligafgifter.

Der er i øjeblikket generelt historisk lave renter på realkreditlån. Bestyrelsen vil følge situationen på lånemarkedet og muligheder for finansielle løsninger, der kan være interessante for vores andelsboligforening

Kommentarer til beretningen:
Palle Bruus nr. 61 fandt at det var en urimelig indstilling fra Møns Banks side at banken var uvillig til genforhandling af den aftalte rente på 5,5 pct. p.a., idet foreningens boliger nu bliver solgt til langt højere priser end tidligere, hvorfor selve arealet må kunne vurderes højere grundet almindelig prisudvikling. Desuden anførte Palle Bruus at på baggrund af den gunstige rente på boliglån, skulle man overveje en omlægning af foreningens nuværende lån.
Formand Henrik Treschow forklarede at emnet ville blive taget op under punktet, eventuelt, idet bestyrelsen løbende, havde drøftet den foreslået mulighed og havde derfor besluttet at vende spørgsmålet på generalforsamlingen.
Palle Bruus nr. 61 spurgte, om der havde været brug for advokatbistand i forbindelse med salg af nr. 57 og dertil kunne formand Henrik Treschow svare at der hidtil ikke havde været omkostninger for foreningen, men ville ikke afvise at det kunne blive aktuelt, idet der var tale om en inddrivelsessag.
Cornelia Baandrup nr. 35 spurgte til salget af nr. 57, om hvorvidt der havde været interesserede købere.
Formand Henrik Treschow berettede at der havde været 6 interesserede personer. For nogens vedkommende handlede det om at de først skulle have solgt et hus. Andre fik nej fra banken.
Beretningen blev herefter taget til efterretning.
Ad. Pkt. 3 Forelæggelse af årsrapport og revisionsberetning samt godkendelse af årsrapport for Andelsboligforeningen, herunder generalforsamlingens godkendelse af, at årets overskud overføres til kontoen hensættelser:
Det udsendte regnskab blev gennemgået af formand Henrik Treschow (side 10, 11 og 13 i årsrapporten fra SMJ Revision), hvoraf det fremgår at årets resultat efter afdrag på lån på kr. 98.653 anvendes til hensættelse til vedligeholdelse af ejendommen.
Formand Henrik Treschow orienterede desuden om det rent tekniske i forbindelse med fremtidige hensættelser til vedligeholdelse for at imødegå fald af andelskronen.
Palle Bruus nr. 61 påpegede at vi skulle være opmærksomme på likviditeten i forhold til en eventuel låneomlægning.
Regnskabet blev enstemmigt godkendt.
Værdiansættelse pr. 31.december 2018
14 boliger (Type 105N- opr. Indskud kr. 425.00) a`                                    679.936
Klosterbakken 35, 37,39, 41, 54, 55, 56, 57, 59, 60, 61, 63, 65 og 69
2 boliger (Type 105N – opr. Indskud kr. 450.000) a`                                   719.933
Klosterbakken 58 og 67
5 boliger (Type 125N – opr. Indskud kr. 475.000) a`                                   759.929
Klosterbakken 42, 44, 46, 48, 50
1 bolig (Type 125X – opr. Indskud 500,00) a`                                               799.925
Klosterbakken 52
2 boliger (Type 125X – opr. Indskud kr. 525.000) a`                                     839.921
Klosterbakken 51 og 53
Værdi pr. indskudt andelskrone 1,60
I denne beregning indgår ejendommen til anskaffelsessum og prioritetsgælden til restgæld jfr. lov om andelsboligforeninger pgf. 5 stk. 2a
Ad. Pkt. 4 Forelæggelse af Andelsboligforeningens drift- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften.
Drifts- og likviditetsbudgettet blev forelagt og gennemgået af formand Henrik Treschow, som fortalte at det var bestyrelsens mål at holde en uændret boligafgift.
Budget og uændret boligafgift for 2019 blev enstemmigt vedtaget.
Ad. Pkt. 5 forelæggelse af vedligeholdelsesplan.
Vedligeholdelsesplanen blev gennemgået af formand Henrik Treschow.
Planen var blevet til på opfordring af Andelsboligforeningens revisor, så mulige købere af andelsboliger, har mulighed for at få et overblik over, hvad de kommende år indeholder af omfattende og kendte vedligeholdelsesudgifter.
Palle Bruus, nr. 61 gjorde opmærksom på kommende vedligeholdelse af tætningslister, idet han var blevet oplyst fra leverandørs side at man beregnede en holdbarhed på 10 år på tætningslister.
Formand Henrik Treschow svarede at det ikke var sikkert at omtalte vedligeholdelse kunne henhøre under udvendig vedligeholdelse og dermed en blive udgift for foreningen. Bestyrelsen vil imidlertid arbejde på at udarbejde en detaljeret oversigt over hvad der vedrøre indvendig og udvendig vedligeholdelse. I den anledning vil bestyrelsen invitere til et dialogmøde for afdækning af de problemstillinger, medlemmerne har fået kendskab til i årenes løb.
Vedligeholdelsesplanen forelægges hvert år på generalforsamlingen.
Vedligeholdelsesplanen blev godkendt frem til næste år.
Ad. pkt. 6 forslag.
Der var ingen indkomne forslag.
Ad. pkt. 7 Valg
Med udgangspunkt i bestyrelsens indstillinger blev følgende valgt uden modkandidater
Bestyrelsen:
Henrik Treschow nr. 48 som formand – valgt for 2 år
Lisbeth Jørgensen nr. 37 – valgt for 2 år
Bestyrelsessuppleant: Som ny suppleant for 1 år Preben Sørensen, nr. 51
Administrator/ regnskabsfører: Genvalg af Advokatfirmaet Mackenhauer Nielsen
Revisor: Genvalg af SMJ Revision
Ad. pkt. 8 Eventuelt
Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes inden 1. marts, hvilket er svar på spørgsmål fra Britta Hedelund Hansen om hvorvidt man kunne få udsendt en reminder forud for generalforsamlingen.
Formand Henrik Treschow fortalte i sin beretning at han ville vende tilbage til spørgsmålet om foreningens finansielle situation under punktet eventuelt, idet foreningen har 2 lån på henholdsvis 4,9 millioner og 25,8 millioner.
Spørgsmålet er, om bestyrelsen skal undersøge, om der er mulighed for omlægning af de 2 lån til et samlet realkreditlån med afdrag og heraf nedsættelse af boligafgiften til følge allerede nu, eller om vi skal vente til oktober 2022, hvor banklånet udløber.
Der var stemning for at bestyrelsen undersøger og arbejder for en låneomlægning nu.
Dirigenten afsluttede generalforsamlingen og takkede for god ro og orden.
Henrik Treschow                                                       Formand
Lisbeth Jørgensen                                                    Referent/næstformand
Bo Richelieu                                                             Dirigent/bestyrelsesmedlem